Учет по проектам в 1С:Бухгалтерии: опыт реального внедрения

17.05.2018

В статье описывается опыт разработки и внедрения системы учета по проектам в программе 1С:Бухгалтерия, редакция 3.0.

На основе этого опыта был разработан программный продукт "СофтМарк: Проекты" – тиражное решение для "1С:Бухгалтерии", подходящее предприятиям различного масштаба и видов деятельности.

Постановка задачи

Предприятие заказчика занимается поставкой промышленного оборудования из-за границы и монтажом этого оборудования. Каждая новая сделка с заказчиком открывает новый проект. Требуется вести управленческий учет с детализацией по проектам.

Необходимо вести список проектов с их характеристиками (контрагенты, договоры, суммы, ответственные лица), фиксировать отношение к определенному проекту каждой хозяйственной операции, подсчитывать доходы и расходы по проектам.

Доходы от проекта – это доходы от продажи оборудования и услуг по его монтажу. Расходы по проекту включают стоимость оборудования в ценах поставщиков, дополнительные расходы по его доставке, таможенному оформлению, услуги сторонних организаций, а также затраты на заработную плату сотрудников предприятия, участвующих в проекте.

Предприятие ведет учет в программе "1С:Бухгалтерия КОРП 3.0" (далее – БП КОРП). Как известно, в программе есть сквозная аналитика по организациям, а также учет по подразделениям. Но обе эти аналитики уже используются по своему прямому назначению – для ведения регламентированного учета.

Реализация

Для ведения учета операций по проектам было решено задействовать имеющийся в программе механизм дополнительных сведений, которые используются для хранения свойств документа. Дополнительные сведения, в отличие от дополнительных реквизитов, не являются неотъемлемой частью документа. Они хранятся в отдельном регистре и могут быть доступны для просмотра и редактирования даже тем пользователям, для которых закрыто редактирование документа (например, по дате запрета редактирования).

В качестве дополнительного сведения, "маркирующего" документы, использовались элементы нового справочника "Проекты".

Подсистема "Проекты"

Для работы с проектами в программе БП КОРП была создана отдельная подсистема. Все новые объекты, относящиеся к этой подсистеме, расположены в разделе "Проекты".

Рис. 1. Подсистема "Проекты"

Разделение доступа

В программе были созданы новые роли пользователей для редактирования и просмотра проектов (см. рис. 2).

Рис. 2. Профили доступа к проектам

Справочник "Проекты"

Справочник "Проекты" – иерархический. На верхнем уровне иерархии располагаются группы, разделяющие головной офис и филиалы. Там же можно сделать группу для общехозяйственных расходов (псевдо-проектов для отнесения расходов "без проекта").

Рис. 3. Справочник "Проекты" – группы

Рис. 4. Справочник "Проекты" – элементы

Структура справочника соответствует требованиям заказчика. Справочник содержит множество полей, характеризующих проект. Главное поле – это уникальный код проекта, на основе которого выстраивается система учета. Из кода и наименования формируется представление проекта, которое используется во всех списках выбора.

На закладке "Дополнительно" можно ввести связанные с проектом договоры – как с поставщиками, так и с покупателями. Список не ограничен.

Рис. 5. Карточка проекта. Закладка "Дополнительно"

После того, как введены договоры по проекту, можно нажать на кнопку "Записать", а затем – на кнопку "Поиск связанных документов".

Поиск документов по проекту

Сервисная обработка, вызываемая из формы элемента справочника "Проекты", предназначена для облегчения поиска документов по проекту. Она подбирает список документов и показывает, "промаркированы" ли они проектом. Найденный документ можно открыть на просмотр и сразу же заполнить дополнительное сведение.

Рис.6. Быстрый поиск документов по проекту

Загрузка проектов из внешнего файла

Основной способ добавления проектов в справочник – загрузка из заранее подготовленного XLSX файла.

Команда загрузки располагается в форме списка справочника "Проекты".

Дополнительное сведение "Проект"

Работа из журнала документов

Дополнительные сведения документов хранятся в отдельном регистре сведений. Заполнение значения возможно как из журнала документов, так и из формы документа. Для этого нужно нажать на кнопку "Дополнительные сведения" (на рис. 7 выделено красным). После этого откроется форма выбора проекта из списка. После заполнения формы нужно нажать на кнопку "Записать и закрыть". Проект введен.

Рис.7. Заполнение доп. сведения из журнала документов

Проекты можно вывести в форму списка документов в виде отдельной колонки. Для этого через меню "Еще" нужно вызвать команду "Изменить форму…". В открывшемся диалоге установить курсор на "Ссылку" и нажать на кнопку "Добавить поля" (см. рис. 8). Выбрать из списка "Проект", поставить галочку на этом элементе списка, нажать "ОК". После этого можно с помощью кнопок "Вверх" и "Вниз" изменить место дополнительного сведения в списке выводимых колонок журнала. По окончании редактирования не забудьте нажать "ОК" для принятия введенных вами изменений.

Рис.8. Вывод колонки "Проект" в форму журнала документов

На рис. 9 полученный результат выделен красным прямоугольником.

Рис.9. Колонка "Проект" в форме журнала документов

После того, как проект добавлен в виде колонки списка документов, его можно будет вывести на печать или в табличный документ командой "Вывести список…" из меню "Еще".

Также можно вывести колонку "Проект" в печатной форме реестра документов по кнопке "Печать – Реестр документов".

Рис.10. Колонка "Проект" в реестре документов

Распределение расходов по проектам

Для тех случаев, когда в одном документе содержится несколько записей, относящихся к разным проектам, предусмотрено распределение по проектам. Это внешняя обработка заполнения, которая вызывается из формы документа или списка документов.

Рис.11. Кнопка "Распределение расходов по проектам"

В форме обработки нужно заполнить поле "Проект" для каждой строки документа, затем нажать кнопку "Перенести в распределение" и получить итоговое распределение с суммированием итогов по проектам (см. рис. 12 и 13).

Рис.12. Распределение расходов по проектам

Рис.13. Итоговое распределение расходов по проектам

Кнопка "Записать изменения" создает записи в регистре сведений, которые затем используются в отчетах.

Для выделения таких документов создан предопределенный элемент справочника "Проекты" – "Распределяется".

Распределение расходов на заработную плату

Заработная плата рассчитывается в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 3.1", из которой в БП КОРП загружаются начисления и удержания в документ "Отражение зарплаты в бухучете". Для отнесения затрат на оплату труда на проекты используется обработка заполнения этого документа (см. рис. 14-16).

Обработка показывает текущее состояние распределения сумм из документа по проектам, а также позволяет создать такое распределение.

Если суммы по документу еще не распределены, необходимо перейти на закладку "Отработано по проектам". В таблице строки будут заполнены сотрудниками из документа, а колонки с долями по проектам будут пустыми. Максимальное количество колонок – 25, столько проектов можно задействовать для одного документа.

Рис.14. Распределение расходов на заработную плату по проектам. Состав документа

Алгоритм распределения зарплаты по проектам

На закладке "Состав документа" собраны суммированные данные по сотрудникам, суммам начислено и взносам, счетам учета и статьям затрат (см. рис. 13). Эти суммы разносятся по проектам сотрудника пропорционально введенным процентам.

Рис.15. Распределение расходов на заработную плату по проектам. Проценты по проектам

Возможно 2 варианта заполнения данных по проектам:

1. ручной ввод по каждой строке таблицы;
2. загрузка из файла Excel.

На рис. 15 показан пример ручного ввода данных. После заполнения таблицы на закладке "Отработано по проектам" появятся проценты по каждому проекту в выбранной строке.

Рис.16. Итоговое распределение расходов на заработную плату по проектам

Команда "Записать изменения" помещает полученное распределение в регистр сведений, данные из которого используются при формировании отчетов по проектам.

Отчеты по проектам

Операции по проектам

Отчет показывает документы, относящиеся к проектам, с группировкой по проектам и валютам. Предусмотрено два варианта отчета – с выводом сумм с НДС и сумм без НДС. Суммы по документам распределяются по колонкам отчета в зависимости от типа хозяйственной операции.

Рис.17. Отчет "Операции по проектам"

Движение денежных средств по проектам

Отчет показывает поступление и расход денег на расчетных счетах и в кассе с группировкой по проектам.

Рис.18. Отчет "Движение денежных средств по проектам"

Затраты по проектам

Отчет выводит таблицу, в строках которой – статьи затрат с учетом иерархии, а в столбцах – проекты. Отчет позволяет сделать отбор по организации, группе проектов, проекту. Необходимо указать, по каким счетам будут собираться затраты.

Рис.19. Отчет "Затраты по проектам"

Продажи по проектам

Отчет выводит таблицу, в строках которой – документы продаж с группировкой по подразделениям и номенклатурным группам, а в столбцах – проекты. В ячейках таблицы – показатели выручки и себестоимости продаж, а также валовая прибыль. Отчет позволяет сделать отбор по организации, группе проектов, проекту. В настройках отчета необходимо указать, по каким счетам ведется учет продаж.

Рис.20. Отчет "Продажи по проектам"

Доходы и расходы по проектам

Итоговый отчет по результатам деятельности предприятия в разрезе проектов за указанный период. В верхней части отчета – доходы (подробнее см. Отчет по продажам), в нижней части - расходы (подробнее см. Отчет по затратам). В столбцах – данные по проектам. Итоги присутствуют как в строках, так и в столбцах таблицы отчета. В итоговой строке можно увидеть чистую прибыль или убыток по каждому проекту.

Рис.21. Отчет "Доходы и расходы по проектам"

Архитектура решения

Доработка типовой конфигурации выполнена в виде отдельных объектов метаданных (справочников, регистров сведений и т.д.), объединенных общей подсистемой "Проекты", что не мешает простому обновлению конфигурации методом сравнения и объединения. Большинство обработок и все отчеты сделаны внешними, это позволяет загружать изменения в них без отрыва от работы пользователей.

Для иллюстрирования статьи использовалась программа "1С:Бухгалтерия 8 КОРП", демо-база.

Вместо послесловия

Всё рассказанное в статье – индивидуальная разработка под нужды заказчика. Вы можете заказать подобную разработку для своей организации или же внедрить готовое решение СофтМарк:Проекты.

Это видео на youtube

Краткое описание подсистемы Проекты (pdf)

Вопросы о подсистеме учета по проектам в "1С:Бухгалтерии" присылайте на e-mail info@softmark.ru.

Онлайн заказ

Вопросы и ответы по подсистеме Проекты

	Какая программа подойдет для внедрения подсистемы "СофтМарк: Проекты"? Подсистема учета проектов разработана для 1С:Бухгалтерии ред. 3.0 и может работать в следующих версиях программы: 1С:Бухгалтерия ПРОФ 1С:Бухгалтерия КОРП Для базовых версий и сервиса 1cfresh.com разработан комплект внешних отчетов.
	С какого момента лучше всего внедрять подсистему учета проектов? Обязательно ли это делать с начала года? Вы можете начать внедрение данной подсистемы в любое время. Благодаря механизму дополнительных сведений, данные о проектах, относящиеся к документам, можно вносить даже в закрытые периоды. То есть можно начать, например, в марте, а информацию ввести начиная с января.
	Все ли описанные в статье функции есть в подсистеме? В статье рассказывается об индивидуальной разработке. Да, большая часть функций есть в тиражном продукте. Состав функций зависит от выбранной вами редакции подсистемы.
	Как заказать подсистему? В разделе Проекты есть страница Как купить?, на которой подробно об этом рассказано.
	Сколько стоит данное решение? Цены вы можете увидеть на этой странице.
	Где можно узнать о новых версиях? Новости разработки Телеграм канал СофтМарк
	Остались вопросы? Больше ответов на часто задаваемые вопросы вы найдете в разделе вопросов и ответов.

Читайте также статьи

• Учет проектов ИТ компании в 1С:Бухгалтерии: задача и решение

  Статья о том, как к подсистема СофтМарк: Проекты помогает решать задачи управленческого учета в ИТ компании.

• Учет строительных проектов в 1С:Бухгалтерии: задача и решение

  Статья о том, как к подсистема СофтМарк: Проекты может решить задачи управленческого учета в строительной организации.

• Учет рабочего времени в разрезе проектов в 1С:Бухгалтерии 3.0: опыт реального внедрения

  Доработка для клиента. Реализовано распределение зарплаты на проекты пропорционально участию сотрудников в проектах. Ведётся табель учёта рабочего времени в разрезе проектов.

• Распределение доходов, расходов и оплат по проектам в 1С:Бухгалтерии 3.0

  В статье подробно раскрывается механизм распределения сумм документов по разным проектам.

• Развитие механизма распределения по проектам в 1С:Бухгалтерии 3.0

  Новые возможности распределения сумм документов по проектам. В частности, теперь распределяются расчеты с контрагентами.

• Как автоматизировать учет по проектам в 1С:Бухгалтерии

  Здесь рассматривается вопрос внедрения управленческого учета по проектам с точки зрения специалистов по внедрению 1С.

Теги:  доработка 1с бп корп  учет по проектам в бп 3  1с учет по проектам  управленческий учет  проекты  проектный учет  1с проекты  распределение по проектам  раздел проектов в 1с  реальные внедрения 

Назад в список